Tareas
La palabra tarea se define como trabajo que debe realizarse en tiempo limitado. Pues bien, en el contexto del CRM se trata de un cometido que se ha de realizar en un período de tiempo establecido, vinculado o no con algún cliente y dirigido hacia un usuario o grupo de usuarios.
Ejemplos de tareas pueden ser:
• Visitar en la primera semana de febrero a todos los clientes del código postal 28022
• Empaquetar las felicitaciones de Navidad y enviarlas.
• Ordenar todas las mesas y archivos del departamento de contabilidad.
• Organizar una presentación de un producto para una determinada fecha en un sitio concreto.
• Presentar los gráficos de ventas del último trimestre, etc.
Al dar de alta una tarea, se solicitan los siguientes datos:
Registro: fecha y hora en la que se anota la tarea.
Usuario: código del usuario que anota la tarea.
Situación: código de dos caracteres que identifica el momento en el que se encuentra la tarea. Se rellena por defecto con la que esté configurada como Habitual Pendiente en Mantenimientos - Tareas - Situaciones. Si no hubiera ninguna, se queda vacía, debiendo ser cumplimentada de forma obligatoria por el usuario antes de la grabación de la tarea. Al pulsar el botón Finalizar, se cambia la situación del correo por una que no tenga habilitada la casilla Pendiente. En cambio, la simple sustitución de la situación sin pulsar el botón Finalizar, no finaliza la tarea, por lo que sigue apareciendo como pendiente en los filtros e informes realizados.
Para usuario/grupo: código de la persona/grupo que debe realizar la tarea. Se rellena uno u otro. Se puede predefinir en las Preferencias.
Prioridad: valor numérico que permite fijar, en caso de que se solapen varias tareas, el orden que debe seguirse al ejecutarse.
Cliente: código del cliente al que se ha destinado la acción.
Proyecto: código del proyecto en el que se enmarca la acción realizada. Solo se puede rellenar si se ha indicado el cliente.
Inicio previsto: fecha y hora prevista para el inicio de la tarea.
Fin previsto: fecha y hora prevista para la finalización de la tarea.
Lugar: lugar previsto de realización.
Tipo: código de dos caracteres que identifica la tarea según su contenido. Se pueden codificar desde Mantenimientos – Tareas - Tipos y establecer uno por defecto desde Preferencias. Algunos ejemplos de tipos de tareas pueden ser: realizar la presentación de un producto, PR, organizar un curso de formación, CF, empaquetar sobres con documentación y enviarla, EN, etc.
Descripción: campo amplio para detallar la labor que hay que realizar y evitar al destinatario o destinatarios dudas a la hora de llevarla a cabo.
Archivos: se pueden adjuntar aquellos archivos que se considere oportuno como elemento informativo o aclaratorio.
Fecha: fecha y hora de finalización efectiva de la tarea.
Usuario: código del usuario que la finaliza.
