Importación de datos

General

Dependiendo de los campos, su contenido se puede automatizar, así:

 Si el campo no está en la estructura, se cumplimenta con el valor por defecto.

 Si el campo, en la estructura o en el fichero de texto, tiene como valor -1 también se rellena con el valor por defecto.

 Si el campo, en la estructura o en el fichero, está en blanco, no se cumplimenta.

Para indicar un valor fijo en un campo éste debe establecerse entre comillas en la fórmula dentro del diseño de la importación. Si lo que se desea es dejarlo en blanco, únicamente se rellena “”.

Como separador decimal se puede usar tanto el punto como la coma pero se aconseja que sea siempre el mismo. El separador de miles no es necesario y podría inducir a error por lo que no se debe usar.

Los importes que tengan más decimales que los permitidos por el campo se redondean.

Fechas: No se deben incluir separadores: ni barras, ni guiones; en este caso no se importa el registro.

Los símbolos no admitidos en los códigos se sustituyen por un _.

Cambio en divisa. Cuando en el fichero esté indicada una moneda diferente del euro y no se importe ningún valor en el campo Cambio en Euros, se cogerá el cambio registrado en la tabla de divisas.

En contabilidad al importar facturas, asientos y nóminas los importes del fichero deben estar anotados en Euros. En cambio, cuando lo que se importa son documentos de gestión los importes deben estar indicados en la divisa correspondiente.

Al importar, el número de decimales se ajusta al indicado en la divisa cuando los valores son monetarios. Cuando son unidades, se ajustan a lo indicado en la unidad de medida que viene indicada en el registro.

Fechas. El formato de las fechas será, en general, DDMM cuando no se requiera el año y DDMMAAAA cuando el año pueda ser diferente del actual o el propio de la empresa. No obstante se aceptan los siguientes formatos:

DMM: Cuando el día solo tenga un dígito se añade un 0 delante y el año por detrás.

DDMM: Añade el año (4 dígitos) por detrás.

DMMAA: Añade un 0 delante.

DDMMAA: Añade 20 antes del año

Cuando se esté importando a contabilidad, el año será igual al ejercicio contable y en gestión y tesorería, al año actual.

Se usará el campo grupo para establecer que, si no están todos los ficheros del mismo grupo, no se realice la importación. Así, evitaremos la importación incompleta de los datos. Para evitar que vuelvan a intentar importar antes de resolver el problema, se renombrarán con la extensión ERR.

Cuando se realice la importación de varios ficheros al mismo tiempo el orden que sigue el programa es el siguiente:

1º.- Artículos

2º.- Tarifas

3º.- Clientes

4º.- Proveedores

5º.- Movimientos Almacén

6º.- Cabecera de Facturación

7º.- Líneas de Facturación

8º.- Intercambios

9º.- Inventarios

10º.- Cuentas y Clientes, Proveedores y Empleados de autónomos

11º.- Cuentas Analíticas

12º.- Facturas (Tanto de contabilidad como de autónomos)

13º.- Nóminas (Tanto de contabilidad como de autónomos)

14º.- Asientos Contables

15º.- Apuntes Analíticos

16º.- Tesorería (Toda la tesorería; de gestión, de conta y de autónomos)

En contabilidad …

… cuentas contables

Si en el código se pone un punto (.) se crea una cuenta que comience por los dígitos anteriores al punto, finalice con el número relleno tras el punto y rellena con tantos ceros como sean necesarios hasta alcanzar la longitud indicada en Parámetros empresa – Contabilidad – Datos contables. Así 430.5 creará la cuenta 43000000005 si el máximo de dígitos en las cuentas es 11.

Las cuentas que no comiencen por dígitos numéricos no se importan

Si al importar cuentas con más de 3 dígitos ésta no existe, se crea con el título “Cuenta creada de forma automática”.

Si no se trae el título se rellena con “Creada en la importación ASCII”

… asientos

Cuando se introduzcan varios apuntes para un mismo asiento el número de documento debe ser el mismo. En este caso no se podrá usar un contador automático.

En tipo de asiento se podrá indicar AN, asiento normal o cualquier código de asiento predefinido cuyo tipo sea Asiento.

No se podrán usar asientos predefinidos propios de gestión (FC y FV).

Al importar apuntes se podrá indicar tipo (debe o haber) e importe o importe debe y/o importe haber. Se podrá optar por el conjunto que se quiera pero será obligatorio rellenar uno ú otro. Si están rellenos los dos grupos, el tipo tiene preferencia sobre importe debe/importe haber.

Tiene prioridad la cuenta analítica que viene en el fichero sobre el desglose analítico de la cuenta contable a pesar de que el campo Genera Analítica tenga indicado una S.

Si el documento a importar ya existe, se añaden los apuntes que provienen del fichero al asiento ya grabado.

… facturas contables

Cuando las facturas tengan varias bases es aconsejable rellenarlas por orden sin dejar huecos en blanco ya que, a pesar de importarlas correctamente, los avisos pueden inducir a error.

Existe un campo, generar asientos, que si tiene una “S” genera los apuntes de acuerdo con las cuentas parametrizadas. Si no se rellena presupone una “S”

Los campos Tipo y Clase de operación que obligatoriamente deben tener uno de los valores permitidos; se rellenarán a 1 cuando no se especifique un valor concreto en el fichero.

Si se van a realizar importaciones separadas de los ficheros de facturas y sus asientos contables deberán obligatoriamente por el siguiente orden: primero las facturas y luego los asientos contables. Si al importar se seleccionan los dos ficheros al mismo tiempo Golden .NET se encargará de hacerlo correctamente.

Si ya existiera el documento que esté indicado en el fichero se graba en el siguiente número disponible.

Si no se indica la cuenta contable pero si el NIF del cliente/proveedor localiza la cuenta y la usa.

En autónomos …

… clientes/proveedores/empleados

Si en el código se pone un punto (.) se crea un código que comience por los dígitos anteriores al punto, finalice con el número relleno tras el punto y rellena con tantos ceros como sean necesarios hasta alcanzar la longitud indicada en Parámetros empresa – Autónomos – Datos. Así 430.5 creará la cuenta 43000000005 si el número de dígitos en las cuentas es 11.

Los códigos que no tengan la longitud indicada en Parámetros empresa – Autónomos – Datos no se importan. Así como los que no comiencen por los dígitos indicados en cada caso.

Si no se trae el título se rellena con “Creada en la importación ASCII”.

… asientos

Si el código del cliente/proveedor/empleado es diferente de la longitud indicada en parámetros, ignora éste dejándolo en blanco.

En tesorería

Si el campo Cobrado/pagado está relleno a S y no está indicada la fecha de cobro/pago, la rellenará con la fecha del sistema y si está en blanco o tiene una N, pero está rellena la fecha de cobro/pago el campo cobrado/pagado se cumplimentará a S.

Al rellenar el número de remesa creará una remesa o se incluirá el vencimiento importado a la remesa ya creada.

Si el campo “Generar asiento cobro/pago” tiene indicado “Si” genera un asiento de cobro en contabilidad con el número de documento que le corresponda según esté establecido en el asiento predefinido CO o PA. En caso contrario cogerá el siguiente al último grabado. No asume el indicado en el campo “Documento de cobro/pago” que sirve para enlazar cobro y asiento cuando son importados en dos ficheros.

Cuando se realice la importación de los cobros/pagos por un lado y por otro, los apuntes del cobro deberá realizarse, obligatoriamente, de forma simultánea seleccionando los dos ficheros a la vez.

En gestión…

… artículos

Los campos Stock Mín/Máx y Ubicación solo se importan cuando se disponga de un solo almacén y los artículos no tengan Atributos.

Si se importan artículos con atributos y medida alternativa, al ser ambas cosas incompatibles, no se importan los atributos.

… tarifas

Se usa tanto para importar tarifas como para importar los códigos de barras por cada combinación de talla y color.

…documentos

Los documentos de compras y ventas se importan mediante dos ficheros: Cabecera y Líneas. Se vinculan por Tipo, Clase, Serie y Número que, forzosamente, deben estar en los dos ficheros. Además deberán importarse a la vez.

Al rellenar el campo “A cuenta” se crea un vencimiento en tesorería cuya fecha de vencimiento es igual a la fecha de factura.

Cuando en el mismo fichero de líneas de facturación vengan rellenos los campos PVP + IVA y PVP tiene preferencia el PVP+IVA, el PVP es calculado en base al IVA del artículo. Si éste no viene se coge el PVP.

Si no se indica el código del cliente/proveedor pero si el CIF, localiza el código de éste y lo usa.

Al importar un documento con la misma serie y número de uno existente existen varias posibilidades según esté relleno el campo “Editar documento”. Con valor S modifica el documento existente respetando los campos no traídos excepto la fecha que no se altera. Valor N crea un documento nuevo con la serie DUP evitando sobrescribir documentos existentes. Con valor D sustituye el documento por completo, eliminando el documento anterior y lo cambia por el que se recibe en el fichero. Por defecto, presume una N.

De igual manera al importar líneas de un documento que ya existen el campo "Editar Línea" determina el comportamiento de éstas. El valor "N" en este campo determina que si se encuentra la línea, no se hace nada con ella. El valor "S" editará solo los campos que vengan en la importación y el valor "D" sustituiría entera la línea de facturación por la que venga en el fichero.

…inventarios

Los registros que pertenezcan al mismo inventario deberán tener la misma fecha, serie y número. En caso de que la fecha sea diferente no se importa el registro.

Si se importan líneas del mismo artículo y el mismo almacén no se aceptan salvo que en la estructura exista el campo “Sumar unidades” con valor S, en cuyo caso se sumarían las unidades. El campo Editar artículo permite la modificación de la línea.

El campo precio no se importa salvo que se importe el campo “Apertura” con valor=S.

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