Proyectos

En ocasiones la relación con el cliente pasa de ser puntual a ser un conjunto de acciones programadas y planificadas, que tienen un objetivo común, alcanzable en un periodo de tiempo determinado, con unos recursos concretos, es decir, tiene usted un Proyecto.

Esta ventana le permite registrar los elementos básicos que identifican cada proyecto: nombre, código, grupo o usuario que lo desarrolla, descripción, importe presupuestado o tiempo estimado.

El resto de las acciones realizadas durante el desarrollo del proyecto se registran en sus propios mantenimientos, es decir, en actividades comerciales, actividades técnicas, tareas, correos enviados, recibidos, etc., donde se asigna la pertenencia o no de las mismas al proyecto mediante la casilla correspondiente.

En cualquier momento, desde la pestaña Seguimiento, se ven de forma esquemática todas las acciones relacionadas con el proyecto y haciendo doble clic sobre cada una de ellas, se muestran en una ventana nueva para su consulta o modificación.

Un ejemplo de proyecto puede ser la puesta en funcionamiento del programa Contabilidad de Golden .NET, en un puesto de trabajo del cliente Fernández SL, lo que implica la instalación, la puesta en funcionamiento y la formación de usuarios, para lo cual se han realizado múltiples actividades comerciales, actividades técnicas, tareas, etc., junto con la participación de diferentes recursos, así como el cumplimiento de plazos y presupuestos acordados con el cliente.

Al dar de alta un proyecto, se solicitan los siguientes datos:

Código: código de quince caracteres que permite identificar el proyecto.

Tipo: código de dos caracteres que permite clasificar los proyectos según sus características. Se pueden codificar desde Mantenimientos – Proyectos – Tipos.

Cliente: código del cliente para el que se lleva a cabo el proyecto. Es obligatorio rellenarlo para poder grabar el proyecto.

Usuario: código del usuario que se encarga del proyecto.

Grupo: grupo de usuarios encargados del proyecto.

Situación: código de dos caracteres que identifica el momento en el que se encuentra el proyecto. Un proyecto está pendiente, mientras la situación que tenga asignada esté así configurada en Mantenimientos – Proyectos – Situaciones. Para finalizarlo solo hay que cambiar la situación.

Descripción: este campo es amplísimo lo que le permite añadir toda la información de la que disponga sobre el proyecto. Por ejemplo: definir los puntos principales de cada secuencia que conforma el proyecto, clarificar funciones, los objetivos de cada participante, etc.

Importe: coste estimado del proyecto.

Archivos: aquí se pueden adjuntar todos aquellos archivos, sean del formato que sean, que tengan relación con el proyecto con el fin de tenerlos agrupados.

Inicio: fecha y hora de inicio del proyecto.

Estimado: fecha y hora estimada para la finalización del proyecto.

Fin real: fecha y hora en la que finaliza realmente el proyecto.

Asignar proyectos en documentos

Se podrán indicar en los documentos tanto de compras como de ventas un número de proyecto.

Esto hará que desde el proyecto se puedan consultar todos los documentos que se hayan realizado bajo el mismo proyecto. Se pueden adjuntar archivos al proyecto independientes de los archivos adjuntados a los documentos del proyecto.

Cuando se traspase individualmente un documento se trasladará el mismo número de proyecto al nuevo documento creado.

Del mismo modo, cuando desde un pedido de venta se genere un pedido de compra y/o una orden de producción para ese pedido estos documentos tendrán el mismo proyecto.

Sin embargo cuando se traspasen varios documentos de un mismo cliente/proveedor se da la opción en el formulario de agrupar por el campo "proyecto" asignado al documento.

Así, de esta forma, se crea un hilo de seguimiento que permitirá, desde proyectos, observar todo lo comprado, fabricado y vendido del mismo proyecto.

En cada proyecto se visualiza una carpeta llamada Resumen que se divide a su vez en dos: Documentos y Artículos

Documentos mostrará una lista de todos los documentos que lleven el código del proyecto en el que estamos posicionados así como la suma de ingresos, gastos y diferencia entre ambos. Se podrá seleccionar “Mostrar documentos vivos” para no mostrar los documentos servidos o facturados y las sumas de ingresos, gastos y diferencia se recalculara solo con los documentos vivos.

Artículos reflejará todos los artículos de dichos documentos con las unidades pedidas, pendientes y servidas.