Agrupación de empresas

Este mantenimiento permite por un lado establecer los códigos que conforman una empresa con sus diferentes años y por otro crear un grupo de empresas que usen el mismo plan contable y analítico, pudiéndose ver la información contable conjunta o separada por cada empresa.

En el primer caso cuando se han acumulado un número de empresas elevado, las agrupaciones permiten tenerlas organizadas y facilitar su búsqueda a la hora de abrir una empresa.

Por ejemplo, podemos agrupar las empresas de todos los años: Gold08, Gold09, Gold10, etc. en un único grupo llamado Golden.

Agrupación de empresas con empresa principal

Una vez indicadas las empresas que forman parte de la agrupación, deberá seleccionar una de ellas como empresa principal, ésta será la que ofrezca los mantenimientos anteriormente mencionados. Debe ser del mismo ejercicio que el resto que conforman la agrupación y no debe tener apuntes ni asientos propios. La empresa principal existirá a modo de consulta y se activará sólo el módulo de contabilidad

Esta opción también permite llevar contabilidades separadas con un nexo en común: el plan contable, el plan analítico, el desglose analítico de las cuentas contables, los datos fiscales de los trabajadores y las referencias catastrales.

Al entrar en una empresa "secundaria" no se observa nada, salvo que los registros de los mantenimientos mencionados no son los de la empresa secundaria, son de la empresa principal. Al crear un nuevo registro se creará en la empresa principal.

Al entrar en una empresa "principal" las opciones que muestra el menú son limitadas puesto que ésta no admitirá muchas de las posibilidades de grabación de datos. Se podrán visualizar los asientos de todas las empresas secundarias, en el mantenimiento de asientos se visualizará la columna empresa indicándonos en qué empresa está grabado el asiento visualizado. Si se pulsa doble clic sobre uno de los asientos se abrirá la empresa y el asiento por si se desea modificar o eliminar.

Los listados e informes que se realicen estando en la empresa principal se realizarán con todos los registros de las empresas secundarias ordenando debidamente los datos.

Si todas las empresas agrupadas tienen el mismo CIF se podrá, desde la empresa principal, realizar los modelos fiscales. No aparecen disponibles los modelos, en este caso, en las empresas secundarias. Si una de las empresas no tiene el mismo CIF que el resto, los modelos fiscales deberán realizarse desde cada una de las empresas secundarias.

 

Requisitos:

• Todas las empresas deben tener el mismo plan contable. Si no lo tuvieran, antes de hacer la agrupación, se podría crear la empresa principal con el plan contable de una de las que se vayan agrupar y después realizar el proceso de “copiar datos de otra empresa” marcando sólo las cuentas contables no existentes de las demás.

• La empresa que actúe como principal no debe tener asientos creados.

• Cuando se crea la agrupación las empresas deben tener el mismo año contable y mes de inicio.

• Cuando se hace o se deshace una agrupación es imprescindible entrar en cada una de las empresas involucradas para que recuperen sus parámetros originales.

En el mantenimiento de Agrupación de empresas aparecerá un campo nuevo titulado Empresa Principal. En él sólo se podrá seleccionar una empresa ya asociada a esa agrupación.

Cuando una de estas empresas salga del grupo retomará su plan contable original perdiendo las cuentas que pudieran haberse creado durante su permanencia en la agrupación. Recuerde que, para que vuelva a tener su estructura correctamente, tras la salida de la agrupación, deberá entrar en la empresa.

Comportamiento:

Asientos:

• Se visualizarán todos los asientos de las empresas del grupo sin poder editar o eliminar asientos.

• Se muestra la empresa a la que pertenece ese asiento. Si hacemos doble clic sobre el asiento abre la empresa correspondiente para editar ese asiento.

• Tiene acceso a todos los informes dependientes de los asientos. Diario, libro de facturas, listados de retenciones, nóminas…

Cuentas contables:

• Al agrupar varias empresas y asignar una de ellas como principal, el plan contable que usarán todas será el de la empresa principal.

• Al sacar una empresa de la agrupación, volverá a tener el plan contable que tenía antes de incluirse en dicha agrupación.

• Al crear una cuenta desde una empresa agrupada, que no sea la principal, se podrá decidir si dicha cuenta será exclusiva de esa empresa, o por el contrario podrá ser utilizada por el resto de empresas del grupo. Esto facilita la búsqueda de cuentas.

• Desde la empresa principal se pueden dar de alta cuentas que siempre serán comunes a todas las empresas agrupadas. Al tratarse de un plan contable común al resto de empresas, los cambios que se realicen sobre la empresa principal lo verán desde cualquier empresa del grupo y viceversa.

• Desde la empresa principal se puede consultar el extracto de cada cuenta, mostrando los apuntes de todas las empresas del grupo.

• En el listado del plan contable y en el desplegable de las cuentas sacará solo las cuentas propias de la empresa seleccionada y las comunes.

Cuentas analíticas:

• Al agrupar varias empresas y asignar una de ellas como principal, el plan analítico que usarán todas será el de la empresa principal.

Bienes de inversión:

• Al igual que en asientos se bloquean todos los campos de los bienes de inversión.

• Se visualizan todos los bienes de inversión, pero los procesos como amortización, pérdida, factura de compra o factura de venta se deben hacer desde la empresa en la que está registrado el bien de inversión.

Mantenimientos:

• Documentos contables: serán por empresa.

• Datos fiscales: son comunes a todas las empresas, al igual que el plan contable.

• Referencias catastrales: son comunes a todas las empresas, al igual que el plan contable.

Modelos:

• Para calcular los modelos de Hacienda desde la empresa principal todas las empresas de la agrupación deben tener el mismo CIF.

• El módulo de modelos desaparece de la empresa en la que se trabaja y aparecerá sólo en la empresa principal.

• Cuando se calculan los modelos leerá la información de todas las empresas.

SII

• Cuando se trabaje con el Sistema de información Inmediata, antes de hacer la agrupación de empresas, debe asegurarse que todas ellas estén sujetas al mismo SII (Gobierno Central, Diputación foral, etc.) y que tengan la misma fecha de inscripción en ese sistema.

• Cuando exista una agrupación de empresas con el mismo NIF y estén sujetas al SII, la comunicación de las facturas pasa a realizarse desde la empresa principal.

Herramientas contables:

• Reenumerar asientos.

• Presentación de libros.

Si existe algún descuadre de la empresa principal hay que buscar ese descuadre en algunas de las empresas del grupo.

Apertura de ejercicio:

Primero hay que realizar la apertura de ejercicio de la empresa principal y luego la apertura de cada empresa agrupada.

Una vez realizada la apertura de la empresa principal, ésta no se podrá sacar del grupo, siendo siempre la principal la del año superior.

Cuando ya se haya realizado la apertura de ejercicio se podrán añadir nuevas empresas al grupo, siempre y cuando la empresa principal tenga ejercicio en ese año.

Desde la empresa principal se podrá listar el diario de años anteriores, mostrando los asientos de todas las empresas.

Actualización de la apertura:

Para actualizar saldos, bienes y/o presupuestos contables debe realizar este proceso desde las empresas agrupadas, tanto antes de regularizar y cerrar el ejercicio como después.

Para actualizar y crear cuentas contables y/o analíticas debe realizarse desde la empresa principal.